Om een nieuwsbrief te maken kies je een doel, een e-maildienst en een vast ritme, en verzamel je inschrijvers met hun toestemming. Volgens het Wetboek van economisch recht is reclame per e-mail verboden zonder voorafgaande, vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming, met een uitzondering voor bestaande klanten. In elke e-mail geef je een eenvoudige manier om af te haken.
Waarom een nieuwsbrief voor je kmo?
Een nieuwsbrief brengt je bericht rechtstreeks in de mailbox van mensen die je al kennen: klanten, oud-klanten en geïnteresseerden. Je bent niet afhankelijk van een algoritme dat bepaalt wie je post ziet, en je lijst blijft van jou, ook als een sociaal platform verandert.
Voor een kmo werkt een nieuwsbrief vooral om klanten terug te laten komen: een onderhoudsbeurt, een seizoensactie, een nieuwe dienst. Hij vervangt geen website of vindbaarheid, maar versterkt ze. Waar e-mail past tussen de andere kanalen, lees je in ons artikel over online marketing.
Een nieuwsbrief maken in zes stappen
Zo zet je een nieuwsbrief op die je volhoudt.
Mag je zomaar een nieuwsbrief sturen? De regel van toestemming
Nee. Het Wetboek van economisch recht bepaalt in artikel XII.13: "Het gebruik van elektronische post voor reclame is verboden zonder de voorafgaande, vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming van de geadresseerde van de boodschappen." Een nieuwsbrief die je zaak of je aanbod promoot, valt daaronder. De GBA hanteert een brede definitie van direct marketing: ook communicatie die je eigen bedrijf of merk promoot, hoort erbij.
Volgens de GBA moet toestemming geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn, moet iemand ze op elk moment kunnen intrekken, en moet jij kunnen aantonen dat je een geldige toestemming kreeg. De GBA is daarbij duidelijk: zwijgen is niet toestemmen. Een vooraf aangevinkt vakje, een vakje dat je moet aanvinken om te weigeren, of de melding dat wie je dienst blijft gebruiken akkoord gaat, is geen geldige toestemming.
Uitzondering: e-mail naar je bestaande klanten
Er is een uitzondering voor klanten, vaak soft opt-in genoemd. Volgens het koninklijk besluit van 4 april 2003, zoals de GBA het uitlegt, hoef je geen voorafgaande toestemming te vragen als aan alle drie de voorwaarden is voldaan:
En e-mailadressen van bedrijven?
Het koninklijk besluit bevat een tweede uitzondering: geen toestemming nodig als de ontvanger een rechtspersoon is en het e-mailadres onpersoonlijk is, zoals een algemeen info-adres. De GBA vraagt daarbij voorzichtigheid, omdat ook een functioneel e-mailadres in bepaalde gevallen een persoonsgegeven kan zijn. Een adres als voornaam@bedrijf.be is dat zeker.
Ons advies: vraag ook bij bedrijven gewoon toestemming. Een lijst van mensen die zelf voor je nieuwsbrief kozen, leest je mail ook echt.
Uitschrijven: wat moet er in elke e-mail staan?
Artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht verplicht je om bij elke reclame per e-mail duidelijke en begrijpelijke informatie te geven over het recht om in de toekomst geen reclame meer te ontvangen, en een geschikt elektronisch middel aan te bieden om dat recht uit te oefenen. In de praktijk is dat een duidelijke uitschrijflink in elke nieuwsbrief.
Vraagt iemand om geen reclame meer te krijgen, dan kan dat volgens het koninklijk besluit van 4 april 2003 zonder kosten en zonder reden. Je moet dan binnen een redelijke termijn per e-mail bevestigen dat je de vraag ontvangen hebt, de nodige maatregelen nemen en je lijsten bijwerken. Volgens de GBA staat dat naast het recht van bezwaar uit de AVG: je moet beide respecteren.
Een inschrijfformulier dat klopt
Je inschrijfformulier is waar je toestemming begint. Zeg duidelijk waarvoor iemand zich inschrijft en hoe vaak hij mail krijgt. Gebruik een vakje dat de bezoeker zelf aanvinkt, of een apart formulier alleen voor de nieuwsbrief. Voeg mensen die je contactformulier invullen niet zomaar toe aan je lijst.
Bewaar wanneer en via welk formulier iemand zich inschreef, zodat je kunt aantonen dat je toestemming kreeg. En zorg voor een duidelijke privacyverklaring op je website: de GBA noemt je privacybeleid een absoluut noodzakelijk document. Wij bouwen slimme websites met formulieren die doen wat ze beloven.
Wat zet je in je nieuwsbrief?
Een goede nieuwsbrief geeft de lezer iets, en vraagt niet alleen. Ideeën voor een kmo:
Hoe vaak verstuur je een nieuwsbrief, en hoe meet je het?
Er is geen vaste regel. Kies een ritme dat je jaren kunt volhouden, zodat je lezers weten wanneer ze je mogen verwachten. Een nieuwsbrief die drie keer verschijnt en dan stilvalt, doet meer kwaad dan goed.
Kijk na elke verzending naar wat er gebeurde: hoeveel mensen op een link klikten, hoeveel er zich uitschreven en of er aanvragen binnenkwamen. Schrijven veel mensen zich uit, dan is je ritme te hoog of je inhoud niet relevant genoeg.
Past een nieuwsbrief in je marketing?
Twijfel je of een nieuwsbrief iets oplevert voor jouw zaak, of hoe vaak en waarover je moet communiceren? In een marketing analyse bekijken wij je kanalen en je contentstrategie: waarover je communiceert, hoe vaak en op welk kanaal. Een marketing analyse start vanaf € 900. Hoe je dat in een plan giet, lees je in ons artikel over een marketingplan.
