Een professioneel of zakelijk e-mailadres gebruikt je eigen domeinnaam, zoals jan@jouwbedrijf.be. Je hebt een domeinnaam nodig en een mailbox of doorsturing via je registrar, hostingpartij of e-mailprovider. Volgens DNS Belgium blijft het adres van jou, ook als je van provider verandert. Stel ook SPF of DKIM in: Google vraagt dat van iedereen die naar Gmail mailt.
Wat is een professioneel e-mailadres?
Een professioneel e-mailadres, ook zakelijk e-mailadres genoemd, eindigt op je eigen domeinnaam. In plaats van jouwbedrijf@gmail.com of jouwnaam@telenet.be gebruik je bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.be of jan@jouwbedrijf.be. Het deel na de @ is dezelfde naam als je website.
DNS Belgium, de beheerder van .be, schrijft dat je met je eigen domeinnaam e-mailadressen kunt aanmaken voor jezelf, je bedrijf en je medewerkers. Afhankelijk van het pakket bij je registrar kun je er een paar of zelfs een onbeperkt aantal aan koppelen.
Waarom een zakelijk e-mailadres beter is dan een gratis adres
Bij een gratis adres kies je de naam na de @ niet zelf, en ben je afhankelijk van de provider. DNS Belgium zet de voordelen van een eigen domein op een rij:
Wat heb je nodig voor een professioneel e-mailadres?
Twee dingen: een domeinnaam en een plek waar je e-mail toekomt. De domeinnaam registreer je via een registrar; hoe je een goede naam kiest, lees je in domeinnaam kopen. Voor de e-mail zelf verwijst DNS Belgium naar je hostingpartner of registrar: zij bieden de mogelijkheid om met je domeinnaam een of meerdere e-mailadressen aan te maken. Je kunt ook een aparte e-mailprovider kiezen en je domeinnaam daarnaar laten verwijzen.
Let op: een domeinnaam registreren betekent nog niet dat je een e-mailadres hebt. Dat stel je apart in.
Een professioneel e-mailadres aanmaken in vijf stappen
De precieze knoppen verschillen per provider, maar de stappen zijn altijd dezelfde.
Geen aparte mailbox? Laat je mail doorsturen
Je hoeft niet per se een nieuwe mailbox te nemen. Volgens DNS Belgium kun je de mail voor je adres op je eigen domein ook laten doorsturen naar de mailbox die je al hebt, bij je internetprovider of bij Gmail of Outlook.com. Zo komt alles in één inbox terecht.
Wil je vanuit die mailbox ook antwoorden met je professionele adres als afzender, vraag dan aan je provider hoe je dat instelt. Anders ziet je klant bij een antwoord toch weer je oude adres.
Welke e-mailadressen maak je aan?
DNS Belgium geeft een paar slimme ideeën, die wij ook aan klanten aanraden.
Zorg dat je mails aankomen: SPF, DKIM en DMARC
Een eigen domein vraagt één technische stap meer. Sinds 1 februari 2024 moet volgens Google iedereen die e-mail naar Gmail-adressen stuurt, e-mailverificatie met SPF of DKIM instellen voor zijn domein. Stuur je meer dan 5.000 berichten per dag naar Gmail, dan heb je SPF en DKIM en ook DMARC nodig. Google raadt aan om altijd alle drie in te stellen. Berichten die niet geverifieerd zijn, kunnen als spam gemarkeerd of geweigerd worden.
Kort uitgelegd, volgens Google: SPF voorkomt dat spammers berichten sturen die van jouw domein lijken te komen, DKIM laat de ontvanger controleren dat jij als domeinhouder het bericht stuurde, en DMARC zegt wat een ontvanger moet doen met berichten die niet door die controles komen. Je stelt ze in als records bij je domeinnaam. Gebruik je een e-mailprovider, vraag dan na of die je mails met SPF en DKIM verifieert.
En je oude Gmail- of provideradres?
Stap je over van een gratis adres, verwittig dan je klanten en leveranciers en pas je adres aan op je website, je facturen en je profielen. Laat je oude adres nog een tijd openstaan of doorsturen, zodat je geen mails mist van mensen die het nog gebruiken.
Wil je je Google-account wel houden maar onder een nieuwe naam, lees dan wat kan in ons artikel over je Gmail-adres wijzigen. Verander je tegelijk van bedrijfsnaam, kijk dan ook naar ons artikel over rebranding.
Wat kost een professioneel e-mailadres?
De domeinnaam is de basis. DNS Belgium schrijft dat de registratie van een domeinnaam meestal niet meer kost dan 50 tot 100 euro per jaar, en vaak veel minder. Wat de mailbox kost, hangt af van je pakket: soms zit e-mail in je hosting of bij je registrar, soms betaal je per mailbox bij een aparte provider. Doorsturen naar een bestaande mailbox kost vaak het minst. Vergelijk dus wat er in een pakket zit.
Bouwen wij je website, dan bekijken we samen met je waar hij komt te staan, zodat je website en je e-mailadres op dezelfde domeinnaam passen. Meer over een website op maat lees je bij slimme websites.
